Mengelola Pertemuan atau Rapat

1. Lima fungsi rapat:
   1. Untuk memecahkan masalah.
   2. Untuk menyampaikan informasi.
   3. Sebagai forum demokrasi.
   4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
   5. Sebagai sarana bernegoisasi.
2. Perbedaan rapat pemecahan masalah dengan rapat perundingan:
   1. Rapat pemecahan masalah, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
   2. Rapat perundingan, yaitu rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
3. Jenis-jenis rapat menurut sifatnya:
   1. Rapat resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
   2. Rapat tidak resmi, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal.
   3. Rapat terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.
   4. Rapat tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.
4. Tujuh persyaratan pelaksanaan rapat yang baik:
   1. Suasana terbuka
   2. Tidak ada monopoli
   3. Partisipasi aktif dari peserta rapat
   4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
   5. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
   6. Pertanyaan singkat dan jelas
   7. Disiplin waktu
5. Tiga tipe pemimpin rapat:
   1. Tipe otoriter, yaitu tipe pemimpin yang suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa, dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya.
   2. Tipe demokratis, yaitu tipe pemimpin rapat yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok.
   3. Tipe laizess-faire, yaitu tipe pemimpin rapat yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.
6. Tipe peserta rapat:
   1. Tipe pemberi semangat, yaitu tipe peserta rapat yang memiliki kemauandan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain.
   2. Tipe penyerang, yaitu tipe peserta rapat yang selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta yang lain.
   3. Tipe pendengar, yaitu tipe peserta rapat yang biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik dan hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran, dan lebih bersifat pendiam.
7. Fungsi pemimpin rapat:
   1. Sebagai pengarah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang  telah ditentukan dapat tercapai.
   2. Sebagai penggerak, yaitu seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat.
8. Fungsi peserta rapat:
   1. Sebagai penyumbang data, yaitu dimana pendapat-pendapat yang disampaikan oleh para peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Peranan para peserta rapat sebagai penyumbang data sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.
   2. Sebagai perumus kesimpulan, yaitu dimana semua saran, pendapat, ide, gagasan dari seluruh peserta rapat tentunya perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan semua pihak. 
   3. Sebagai penerima hasil rapat, yaitu dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat dicapai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan rapat ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.
9. Tiga teknik pengendalian rapat:
   1. Pengendalian rapat bebas terbatas adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Peserta rapat diperbolehkan beradu argumentasi atau berdebat tanpa harus melalui pemimpin rapat. Pemimpin rapat hanya bertugas mengawasi jalannya pembicaraan. Jika pembicaraan dirasa sudah cukup, pemimpin dapat menghentikan perdebatan dan menyimpulkannya menjadi sebuah keputusan rapat.
   2. Pengendalian rapat secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pemimpin rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan.
   3. Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali. Jika situasi rapat sudah dianggap lancar kembali, pemimpin rapat dapat menggunakan cara pengendalian bebas terbatas.
10. Perbedaan teknik bertanya dalam rapat, pertanyaan langsung dengan pertanyaan tidak langsung:
    1. Pertanyaan langsung adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seorang peserta rapat dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat yang mempunyai sifat pemalu/penakut, agar aktif dalam kegiatan rapat. Pertanyaan model langsung dapat juga digunakan untuk memberikan terapi kepada para peserta rapat yang asyik dengan percakapan pribadi.
    2. Pertanyaan tidak langsung adalah pertanyaan yang diajukan oleh salah seorang peserta rapat kepada pemimpin rapat dan pemimpin rapat mengoperkan kembali pertanyaan tersebut kepada peserta rapat lainnya. Pertanyaan model ini bertujuan untuk memotivasi keaktifan para peserta dalam kegiatan rapat dan menghindari monopoli dari pemimpin rapat.

Kegiatan Belajar 2

1. Perbedaan agenda rapat dengan susunan acara rapat: Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran dari rencana jalannya rapat (agenda rapat).
   1. Tiga bahan rapat:
      1. Agenda rapat/susunan acara rapat.
      2. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan, dan sebagainya).
      3. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).
   2. Delapan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan:
      1. White board lengkap dengan spidol dan penghapus.
      2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
      3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
      4. Sound system lengkap dengan mikroponnya.
      5.  Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
      6. Block note dengan bolpointnya.
      7. Name tag untuk peserta.
      8. Komputer atau laptop.
   3. Enam persyaratan undangan rapat formal yang baik:
      1. Menggunakan kop atau kepala surat.
      2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya.
      3. Mencantumkan perihal undangan rapat.
      4. Mencantumkan nama dan jabatan orang yang diundang rapat.
      5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
      6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.
   4. Empat model pengaturan (layout) ruang rapat dan berikan contohnya:
      1. Gaya klasikal/kelas, gaya ini cocok untuk jumlah peserta yang banyak dan digunakan untuk rapat pemberian informasi. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas.
      2. Gaya konferensi, gaya ini dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Pengaturan tempat duduk gaya konferensi biasa digunakan untuk rapat pemecah masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya konferensi.
      3. Gaya huruf U, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal dan juga biasa digunakan untuk rapat pemecahan masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U.
      4. Gaya round table, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya round table untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya round table.

1.  
   1. Perbedaan notula resume dengan notula verbatim:
      1. Notula resume, yaitu catatan yang berisi kesimpulan-kesimpulan dari jalannya rapat.
      2. Notula verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanpa ditambahi ataupun dikurangi.
   2. Empat fungsi catatan rapat:
      1. Sebagai dokumen dan alat pembuktian.
      2. Sebagai sumber informasi bagi peserta rapat yang absen/tidak hadir.
      3. Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya.
      4. Sebagai alat pengingat untuk para peserta rapat.
   3. Urutan susunan notula:
      1. Judul notula
      2. Tanggal, bulan, dan tahun notula dibuat
      3. Tempat dan waktu diselenggarakannya rapat
      4. Nama pimpinan dan sekretaris rapat
      5. Jumlah peserta rapat yang diundang
      6. Jumlah peserta rapat yang hadir (nama-nama peserta rapat disebutkan apabila peserta rapat yang hadir kurang dari 10 orang, tapi bila peserta rapat lebih dari 10 orang, nama-nama peserta rapat yang hadir terlampir dalam daftar hadir)
      7. Jumlah peserta yang tidak hadir
      8. Acara atau agenda rapat
      9. Jalannya rapat atau risalah rapat (dari acara pertama sampai dengan penutup)
      10. Tanda tangan pembuat notula
      11. Pengesahan oleh pimpinan rapat
   4. Pengertian istilah:
      1. Adjournment adalah Atas persetujuan hadirin, ketua memutuskan untuk menghentikan rapat dan menunda diskusi lebih lanjut, karena terbatasnya waktu. Untuk itu harus ditentukan kapan rapat dibuka kembali.
      2. Addendum adalah tambahan yang disampaikan pada sebuah mosi.
      3. Point of order adalah pertanyaan yang diajukan oleh anggota selama rapat berlangsung mengenai prosedur rapat, tetapi pertanyaan dapat pula membicarakan peraturan organisasi atau peraturan kerja.
      4. Right of reply adalah hak dari pemrakarsa suatu mosi untuk memberikan jawaban pada penutupan diskusi.
      5. Subcommittee adalah salah satu bagian yang ditunjuk untuk melakukan suatu tugas khusus atau menangani aspek khusus dari pekerjaan utama komite.
   5. Lima istilah yang biasa digunakan dalam suatu rapat beserta pengertiannya.
      1. Teller adalah orang yang ditugaskan menghitung suara pada rapat.
      2. Unanimous adalah resolusi yang disetujui anggotanya.
      3. Voting adalah pemungutan suara anggota rapat
      4. Standing orders adalah pedoman yang disusun sebagai acuan kegiatan
      5. Out of order adalah suatu pendapat atau pernyataan yang bertentangan dengan peraturan rapat.

1. 1. Lima cara pendistribusian hasil pertemuan/rapat:
      1. Pendistribusian melalui jasa perusahaan pos/kiriman kilat
      2. Pendistribusian melalui faksimile
      3. Pendistribusian melalui e-mail
      4. Pendistribusian melalui jasa perusahaan pos/kiriman kilat
      5. Pendistribusian langsung
   2. Cara pendistribusian hasil pertemuan/rapat melalui jasa petugas/kurir perusahaan, yaitu dengan dibagikan langsung oleh petugas/kurir perusahaan kepada pihak-pihak yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil pertemuan/rapat.
   3. Cara pendistribusian hasil pertemuan/rapat melalui facsimile
      1. Siapkan dokumen (hasil pertemuan/rapat) yang akan dikirim. Dokumen ini dapat ditulis tangan atau diketik (dengan mesin tik atau komputer) pada kertas biasa.
      2. Letakkan dokumen yang akan dikirim pada papan tempat pengiriman dokumen dengan posisi tulisan menghadap ke bawah dan bagian atas dokumen berada di bawah.
      3. Tekan tombol quality sampai pada layar tertulis standard, fine, atau half-tone. Pilihlah kualitas hasil pengiriman dokumen yang diinginkan.
      4. Tekan tombol monitor.
      5. Tekan nomor faksimile yang dituju.
      6. Tekan tombol start/copy.
      7. Secara otomatis mesin faksimile akan memutar sendiri dan akan terdengar melalui speaker monitor hubungan tersambung atau tidak.
      8. Apabila pengiriman sedang berlangsung tetapi hendak dibatalkan atau hanya sebagian dokumen saja yang akan dikirim, tekan tombol eject/reset.
   4. Cara pengiriman hasil rapat melalui e-mail:
      1. Buka situs website, misalnya http://www.yahoo.com.
      2. Klik menu mail.
      3. Isikan Yahoo!ID dan Password, kemudian klik Sign In.
      4. Klik menu New, kemudian pilih E-mail Message.
      5. Selanjutnya akan muncul lembar kerja.

1)      Ketik alamat e-mail yang dituju pada kolom To.
2)      Ketik topik mengenai hasil pertemuan pada kolom Subject.
3)      Tulis berita/surat pengantar pada lembar kerja yang kosong.
4)      Klik attach Files untuk melampirkan dokumen hasil rapat.
5)      Cari file dokumen hasil rapat.
6)      Setelah proses attachment selesai, klik menu send.

1. Cara pengiriman hasil rapat melalui jasa perusahaan pos/kiriman kilat:
   1. Masukkan hasil rapat yang akan dikirimkan ke dalam amplop dengan dilampiri surat pengantar.
   2. Pilih jenis pengiriman berdasarkan cepat/lambatnya hasil rapat tersebut harus diketahui oleh peserta rapat atau pihak-pihak yang memerlukan.
   3. Serahkan semua berkas yang akan dikirimkan ke petugas pos dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern untuk meminta cap pos setempat sebagai bukti bahwa berkas hasil rapat telah dikirim melalui pos. Buku ekspedisi ekstern dapat Anda lihat kembali di halamn 44.
   4. Pengiriman hasil pertemuan/rapat sebaiknya dilakukan melalui pengiriman kilat tercatat atau perusahaan jasa pengiriman yang mempunyai tanda terima.

1. 1. Perbedaan rapat resmi dan rapat tidak resmi:
      1. Rapat resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
      2. Rapat tidak resmi, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.
   2. Jenis-jenis rapat menurut jangka waktunya:
      1. Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.
      2. Rapat bulanan, yaitu rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
      3. Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.
      4. Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat pemegang saham, rapat dewan komisaris, dan sebagainya.
   3. Tipe-tipe pemimpin rapat:
      1. Tipe otoriter adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa, dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya.
      2. Tipe demokratis adalah pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok.
      3. Tipe laizess faire adalah pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.
   4. Tipe-tipe peserta rapat:
      1. Tipe pemberi informasi adalah peserta rapat yang memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas serta ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki dengan kamus berjalan.
      2. Tipe inisiatif adalah peserta rapat yang akan memberikan jalan keluar untuk penyelesaian masalah yang dihadapi.
      3. Tipe perantara adalah peserta rapat yang akan bertindak sebagai perantara atau menjembatani antara orang/kelompok yang berbeda. Peserta rapat tipe ini membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang masih kurang jelas, sehingga seluruh peserta menjadi jelas.
   5. Empat fungsi pemimpin rapat:
      1. Sebagai pengarah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus, dan tidak menyebar ke topik/masalah lainnya.
      2. Sebagai penengah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat. Seorang pemimpin rapat harus mampu bersikap adil kepada semua peserta rapat, tidak memihak kepada seseorang/kelompok tertentu, dan tidak mencari-cari siapa yang salah dan yang benar.
      3. Sebagai penggerak, yaitu seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta rapat.
      4. Sebagai pencari solusi, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang luas.
   6. Lima fungsi peserta rapat:
      1. Sebagai penyumbang pendapat, yaitu peserta rapat harus dapat menyumbangkan pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara bersama-sama. Semakin banyak peserta rapat yang menyumbangkan pendapatnya, semakin banyak masukan yang didapat untuk menyelesaikan masalah. Agar pendapat seorang peserta rapat dapat diterima oleh peserta rapat yang lain, hendaklah pendapat yang disampaikan berdasarkan atas pemikiran yang saksama.
      2. Sebagai penyumbang data, yaitu pendapat-pendapat yang disampaikan oleh para peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Sebagai penyumbang data, peranan para peserta rapat sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.
      3. Sebagai perumus kesimpulan, semua saran, pendapat, ide, gagasan dari seluruh peserta rapat tentunya perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam perumusan kesimpulan.
      4. Sebagai pembantu pimpinan, yaitu setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan.
      5. Sebagai penerima hasil keputusan, yaitu dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat dicapai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan rapat ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.
   7. Pengendalian rapat gabungan antara bebas terbatas dengan ketat adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali. Jika situasi rapat sudah dianggap lancar kembali, pemimpin rapat dapat menggunakan cara pengendalian bebas terbatas. Begitu seterusnya hingga rapat selesai.
   8. Tiga teknik bertanya dalam rapat:
      1. Pertanyaan umum adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seluruh peserta rapat dengan tujuan agar setiap peserta turut aktif untuk berpikir mencari jawabannya.
      2. Pertanyaan langsung adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seorang peserta rapat dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat yang mempunyai sifat pemalu/penakut, agar aktif dalam kegiatan rapat. Pertanyaan model langsung dapat juga digunakan untuk memberikan terapi kepada para peserta rapat yang asyik dengan percakapan pribadi.
      3. Pertanyaan tidak langsung/dioperkan adalah pertanyaan yang diajukan oleh salah seorang peserta rapat kepada pemimpin rapat dan pemimpin rapat mengoperkan kembali pertanyaan tersebut kepada peserta rapat lainnya. Pertanyaan model ini bertujuan untuk memotivasi keaktifan para peserta dalam kegiatan rapat dan menghindari monopoli dari pemimpin rapat.
   9. Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam penyelenggaraan rapat formal:
      1. Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat
      2. Menentukan Peserta Rapat
      3. Membuat Undangan Rapat
      4. Membuat Daftar Hadir Rapat
      5. Mempersiapkan Bahan Rapat
      6. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat
      7. Mempersiapkan Ruang Rapat
      8. Mempersiapkan Akomodasi/Penginapan
      9. Mempersiapkan Transportasi
      10. Mempersiapkan Konsumsi
      11. Mempersiapkan Unit Kesehatan
      12. Pengecekan Persiapan Terakhir
   10. Pendistribusian hasil rapat secara langsung dilakukan, apabila notula dibuat langsung dengan diketik pada komputer/Laptop, maka ketika rapat selesai dan notula selesai disusun, notula dapat diedarkan kepada semua peserta rapat yang hadir melalui media penyimpanan (Flashdisk/harddisk external) atau melalui email bagi peserta rapat yang tidak hadir.
   
   Sumber : Penerbit Erlangga
   
   Sumber 2 :
3. Perbedaan antara agenda rapat dengan susunan acara yaitu sebagai berikut:

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat, sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda.

Berikut ini contoh agenda rapat.

 PT DUNIA GEMILANG JAYA

 Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan

 Telp. (021) 7998888  Faks. (021) 7997777

AGENDA RAPAT

INOVASI PRODUK

1. Pembukaan
2. Pengarahan Pimpinan Rapat
3. Laporan Bagian Produksi
4. Laporan Bagian Keuangan
5. Laporan Bagian Pemasaran
6. Pembahasan dan Tanya Jawab
7. Penutup

Berikut ini contoh susunan acara rapat.

 PT. DUNIA GEMILANG JAYA

 Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan

 Telp. (021) 7998888  Faks. (021) 7997777

SUSUNAN ACARA

RAPAT INOVASI PRODUK

1. 08.00 – 08.30  Registrasi
2. 08.30 – 09.00  Pembukaan
3. 09.00 – 09.30  Pengarahan Pimpinan Rapat
4. 09.30 – 09.45  Laporan Bagian Produksi
5. 09.45 – 10.00  Laporan Bagian Keuangan
6. 10.00 – 10.15  Laporan Bagian Pemasaran
7. 10.15 – 11.00  Pembahasan dan Tanya Jawab
8. 11.00               Penutup

1. Tiga bahan-bahan rapat yaitu sebagai berikut:
1. Agenda rapat.
2. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).
3. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan, dan sebagainya).

1. 8 (delapan) peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan dalam kegiatan rapat sehingga rapat dapat terselenggara dengan baik yaitu sebagai berikut.

1. White board lengkap dengan spidol dan penghapus.
2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
4. Sound System lengkap dengan mikroponnya.
5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6. Block note dengan bolpointnya.
7. Name tag untuk peserta.
8. Komputer atau laptop

1. Persyaratan undangan rapat yang baik yaitu sebagai berikut.

1. Menggunakan kop atau kepala surat.
2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya.
3. Mencantumkan perihal undangan rapat.
4. Mencantumkan nama orang-orang yang diundang rapat.
5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Berikut contoh surat undangan rapat.

           PT. DUNIA GEMILANG JAYA

 Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan                     

Telp. (021) 7998888  Faks. (021) 7997777

Nomor             :  100/U/II/2009                                                          5 Februari 2009

Lampiran         :  -

Perihal             :  Undangan Rapat

Yth.  Bapak/Ibu Manager  ……………………

PT. DUNIA GEMILANG JAYA

Dengan hormat,

Menindaklanjuti hasil Rapat Evaluasi Bagian Pemasaran Semester II Tahun 2008,  kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu pada:

Hari/Tanggal      :  Rabu, 11 Februari 2009

Waktu                :  Pukul 08.00 WIB

Tempat               :  Meeting Room 202

Acara                  :  Inovasi Produk

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya.

Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

                                                Hormat kami,

                                                                                                Ir. Budiono Utomo

                                                                                                Direktur Utama

1. 4 (empat) model pengaturan (lay out) ruang rapat yaitu sebagai berikut.

1. Gaya Klasikal/Kelas

Model ini cocok untuk jumlah peserta yang banyak.

1. Gaya Konferensi

Gaya Konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work.

1. Gaya Huruf U

Model ini cocok untuk rapat informal.

1. Gaya Workshop

Model ini cocok untuk diskusi kelompok.

 Perbedaan notula dengan verbatim yaitu sebagai berikut.

a.  verbatim yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanpa ditambahi ataupun dikurangi,

b.  notula yaitu catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalam rapat.

1. 4 (empat) fungsi catatan rapat yaitu sebagai berikut.
1. Sebagai dokumen dan alat pembuktian.

b.  Sebagai sumber informasi bagi peserta yang absen/tidak hadir.

1. Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya.
2. Sebagai alat pengingat untuk para peserta rapat.

1. Urutan susunan notula yaitu sebagai berikut.
1. Judul notula.
2. Tempat dan waktu diselenggarakannya rapat.
3. Nama pimpinan dan sekretaris rapat.
4. Jumlah peserta yang diundang.   
5. Jumlah peserta rapat yang hadir (nama disebutkan dalam daftar hadir).
6. Jumlah peserta rapat yang tidak hadir.
7. Acara atau agenda rapat.
8. Jalannya rapat/risalah rapat (dari acara pertama sampai dengan penutup),
9. tempat, tanggal, bulan dan tahun notula dibuat.
10. Tanda tangan pembuat notula.
11. Pengesahan oleh pimpinan rapat.
2. Pengertian dari:
1. Adjournment: atas persetujuan hadirin, ketua memutuskan untuk menghentikan rapat dan menunda diskusi lebih lanjut karena terbatasnya waktu. Untuk itu harus ditentukan kapan rapat rapat dibuka kembali.
2. Addendum: tambahan yang disampaikan pada sebuah mosi.
3. point of order: pertanyaan yang diajukan oleh anggota selama rapat berlangsung mengenai prosedur rapat, tetapi pertanyaan dapat pula membicarakan peraturan organisasi atau peraturan kerja.
4. right of reply: hak dari pemrakarsa suatu mosi untuk memberikan jawaban pada penutupan diskusi.
5. subcommittee: salah satu bagian yang ditunjuk untuk melakukan suatu tugas khusus atau menangani aspek khusus dari pekerjaan utama komite.

1. Hal-hal yang harus dikemukakan ketika membuka rapat adalah sebagai berikut.
1. Acara rapat.
2. Tata tertib rapat (bersifat fleksibel).
3. Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas).
4. Pengenalan masalah atau persoalan yang akan dibahas.
5. Tujuan diadakannya rapat.
6. Tanggapan-tanggapan atau saran.

Hal-hal yang harus dikemukakan ketika menutup rapat, yaitu apabila dalam rapat tersebut belum ditemui keputusan, maka pemimpin rapat dapat menunjuk tim khusus untuk menyelesaikan masalah tersebut.. Akan tetapi, bila dalam rapat tersebut tidak ditemui hambatan dan telah menghasilkan keputusan, maka di akhir rapat pemimpin rapat dapat  membacakan hasil dari pertemuan rapat tersebut dan memberikan kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemukakan hal-hal yang sekiranya belum tercakup dalam hasil keputusan. Setelah tak ada lagi permasalahan, maka pemimpin rapat menutup rapat.      

1. Macam-macam mesin pengganda adalah sebagai berikut.
1. Mesin foto copy

Mesin foto copy adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.

1. Mesin risograph

Mesin risograph adalah mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.

1. Mesin stensil

Mesin stensil adalah suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil..

1. 5 (lima) bagian-bagian mesin foto copy beserta fungsinya yaitu sebagai berikut.
1. Tutup asli (original cover, original holder, platen cover). Bagian ini berfungsi untuk menutup lembaran asli yang akan dikopi.
2. Kaca tempat asli (original glass). Lembar asli yang akan dikopi diletakkan pada bagian ini. Pada bagian tepi kanan terdapat skala yang berpangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah.
3. Papan tempat asli (original tray, original support). Bagian ini digunakan untuk meletakkan lembar asli yang belum dikopi atau yang sudah dikopi.
4. Tombol on-off (on-off switch, power switch). Bagian ini untuk menghidupkan dan mematikan mesin.
5. Papan hasil penggandaan (copy tray). Bagian ini sebagai tempat penampung hasil penggandaan.

1. Langkah-langkah mengoperasikan mesin fotokopi adalah sebagai berikut.
1. Hidupkan mesin fotokopi dengan menekan tombol on.
2. Letakkan lembar asli (kertas yang akan difotokopi) pada kaca tempat asli dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala dengan posisi tepat di tengah.
3. Tekan tombol pengatur hasil kopi.
4. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.
5. Tekan tombol cetak (start).
6. Jika sudah selesai tekan tombol off.

1. Cara pengiriman hasil pertemuan rapat melalui pos adalah sebagai berikut.
1. Masukkan hasil rapat yang akan dikirimkan ke dalam amplop dengan dilampiri surat pengantar.
2. Pilih jenis pengiriman berdasarkan cepat/lambatnya hasil rapat tersebut harus diketahui oleh peserta rapat atu pihak-pihak yang memerlukan.
3. Serahkan semua berkas yang akan dikirimkan ke petugas pos dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern untuk meminta cap pos setempat sebagai bukti bahwa hasil rapat telah dikirim melalui pos.

1. Fungsi dari buku ekspedisi intern dan buku ekspedisi ekstern yaitu sebagai berikut.
1. Buku ekspedisi intern digunakan untuk mendistribusikan hasil pertemuan secara langsung kepada pihak-pihak yang memerlukan dan buku ekspedisi intern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil pertemuan.

Berikut ini contoh buku ekspedisi

No.

Hari/tanggal

Nama Penerima

Bagian

Paraf dan tanggal terima

1. Buku ekspedisi ekstern digunakan sebagai alat bukti bahwa hasil pertemuan telah dikirim melalui pos dan pada buku ekspedisi ekstern dibubuhi cap pos.

Berikut contoh buku ekspedisi ekstern.

No.

Tanggal Kirim

Instansi/Alamat

Perihal

Nama Penerima

Paraf dan

tanggal terima

 1. Perbedaan rapat resmi dan rapat tidak resmi adalah sebagai berikut.

1. Rapat Resmi (Formal Meeting), yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
2. Rapat Tidak Resmi (Informal Meeting), yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya untuk mendiskusikan sesuatu hal yang terjadi secara tiba-tiba dan harus diselesaikan segera dan para peserta mendapat pemberitahuan secara langsung.

2. Jenis-jenis rapat menurut jangka waktunya adalah sebagai berikut.

1. Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.
2. Rapat bulanan, yaitu rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
3. Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan  program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.
4. Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat pemegang saham, rapat dewan komisaris, rapat paripurna DPR, dan sebagainya.

3. Perbedaan tipe-tipe pemimpin rapat antara:

a.  Tipe Otoriter: Seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan otoriter mempunyai ciri-ciri suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa, merasa paling mengetahui segala hal sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta untuk mengeluarkan pendapatnya.  Hal ini akan mengakibatkan hasil rapat kurang dapat dipertanggungjawabkan karena bukan merupakan keputusan bersama dan sulit untuk dilaksanakan karena ada pihak-pihak yang tidak puas terhadap hasil keputusan rapat tersebut.

b.  Tipe Demokratis: Seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan demokratis mempunyai ciri-ciri bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok. Keputusan yang diambil oleh pemimpin rapat adalah hasil musyawarah kelompok.

c.  Tipe Laizess Faire: Seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan laizess-faire mempunyai ciri-ciri memberikan kebebasan kepada para peserta untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif dan cenderung bersikap sebagai penonton saja. Rapat yang dipimpin oleh tipe kepemimpinan seperti ini seolah-olah tidak ada pemimpinnya sehingga hasil keputusan rapat biasanya tidak sesuai dengan tujuan rapat semula.

4. Tipe-tipe peserta rapat adalah sebagi berikut.

1. Tipe Pemberi Informasi: Peserta rapat yang bertipe pemberi informasi memiliki ilmupengetahuan dan wawasan yang sangat luas serta ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuliki dengan kamus berjalan. Para peserta yang mengalami kesulitan untuk memahami materi pembahasan dalam rapat dapat meminta penjelasan dari para peserta yang mempunyai tipe ini.

1. Tipe Inisiatif: Peserta rapat yang bertipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau kebuntuan karena kurangnya atau tidak adanya data-data yang jelas untuk menyelesaikan masalah yang dibahas.  Pada saat yang demikian maka seorang peserta rapat bertipe inisiatif akan memberikan jalan keluar untuk penyelesaian masalah yang dihadapi.

1. Tipe Perantara: Peserta rapat yang bertipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau menjembatani antara orang/kelompok yang berbeda. Peserta rapat tipe ini akan membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang masih kurang jelas sehingga seluruh peserta menjadi jelas.  Tipe peserta ini hampir sama dengan tipe pemersatu yang selalu menginginkan kesatuan dan persatuan dalam pelaksanaan rapat.  Orang yang bertipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya dan memiliki wibawa diantara yang lainnya.

5.  4 (empat) fungsi pemimpin rapat yaitu sebagai berikut.

1. Sebagai Pengarah

Seorang pemimpin  rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus, dan tidak menyebar ke topik/masalah lainnya.

1. Sebagai Penengah

Seorang pemimpin  rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan pendapat diantara para peserta. Seorang pemimpin harus mampu bersikap adil kepada semua peserta, tidak memihak kepada seseorang/kelompok tertentu, tidak mencari-cari siapa yang salah dan yang benar.

1. Sebagai Penggerak

Seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta rapat.

1. Sebagai Pencari Solusi

Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan dan pengalaman yang luas.

6. 5 (lima) fungsi peserta rapat yaitu sebagai berikut.

1. Sebagai Penyumbang Pendapat

Suatu  rapat diadakan biasanya untuk memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi. Untuk itu sebagai peserta rapat harus dapat berfungsi sebagai penyumbang pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara bersama-sama.  Semakin banyak peserta yang menyumbangkan pendapatnya maka semakin banyak informasi yang didapat untuk menyelesaikan masalah. Agar pendapat seorang peserta dapat diterima oleh peserta rapat yang lain, hendaklah pendapat yang disampaikan berdasarkan atas pemikiran yang seksama.

1. Sebagai Penyumbang Data

Pendapat-pendapat yang disampaikan oleh para peserta haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Sebagai penyumbang data, peranan para peserta sangatlah penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil untuk menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat. 

1. Sebagai Perumus Kesimpulan

Semua saran, pendapat, ide, gagasan dari seluruh peserta tentunya perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam perumusan kesimpulan.

1. Sebagai Pembantu Pimpinan

Setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan

1. Sebagai Penerima Hasil Keputusan

Dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat dicapai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan rapat ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.

7.  Pengendalian rapat gabungan bebas terbatas dengan ketat adalah pengendalian rapat memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali maka pemimpin langsung menggunakan cara pengendalian ketat sehingga keadaan normal kembali.  Jika kondisi rapat sudah dianggap lancar kembali maka pemimpin rapat dapat menggunakan cara pengandalian bebas terbatas. Begitu seterusnya sampai dengan rapat selesai.

8. 3 (tiga) teknik bertanya dalam rapat adalah sebagai berikut.

1. Pertanyaan umum adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seluruh peserta rapat dengan tujuan agar setiap peserta turut aktif untuk berpikir mencari jawabannya.
2. Pertanyaan langsung adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seorang peserta rapat dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat yang mempunyai sifat pemalu/penakut untuk aktif dalam kegiatan rapat. Pertanyaan model langsung dapat juga digunakan untuk memberikan terapi kepada para peserta yang asyik dengan percakapan pribadi.
3. Pertanyaan tidak langsung/dioperkan adalah pertanyaan yang diajukan oleh salah seorang peserta rapat kepada pemimpin rapat dan pemimpin rapat mengoperkan kembali pertanyaan tersebut kepada peserta rapat lainnya. Pertanyaan model ini bertujuan untuk memotivasi keaktifan para peserta dalam kegiatan rapat dan menghindari monopoli dari pemimpin rapat.

9. Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam perencanaan dan persiapan rapat adalah sebagai berikut.

1. Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat.
2. Menentukan Peserta Rapat.
3. Membuat Undangan Rapat.
4. Membuat Daftar Hadir Rapat.
5. Mempersiapkan Bahan Rapat.
6. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat.
7. Mempersiapkan Ruang Rapat.
8. Akomodasi/Penginapan.
9. Transportasi.
10. Konsumsi.
11. Kesehatan.
12. Pengecekan Persiapan Terakhir.

10. Susunan notula rapat adalah sebagai berikut.

1. Judul notula.
2. Tempat dan waktu diselenggarakannya rapat.
3. Nama pimpinan dan sekretaris rapat.
4. Jumlah peserta yang diundang.   
5. Jumlah peserta rapat yang hadir (nama disebutkan dalam daftar hadir).
6. Jumlah peserta rapat yang tidak hadir.
7. Acara atau agenda rapat.
8. Jalannya rapat/risalah rapat (dari acara pertama sampai dengan penutup),
9. Tempat, tanggal, bulan dan tahun notula dibuat.
10. Tanda tangan pembuat notula.
11. Pengesahan oleh pimpinan rapat.

 Sumber : Penerbit Erlangga

1. 
   
   
2.