Selasa, 20 Maret 2012

Mengelola Dana Kas Kecil

  1. Kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang disediakan untuk membayar keperluan pimpinan atau bagian di kantor yang jumlahnya relative kecil, sehingga mendukung kelancaran kegiatan pimpinan.
    1. Lima contoh bukti transaksi:
      1. Kuitansi, yaitu surat bukti adanya penerimaan uang atau pembayaran.
      2. Cek, yaitu surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank, agar bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orang yang namanya tertera di dalam cek tersebut atau si pembawa cek.
      3. Bilyet giro, yaitu surat perintah pemindah bukuan dari pemilik giro suatu bank kepada bank yang bersangkutanuntuk memindahkan sejumlah uang dari rekeningnyake rekening penerimayang namanya disebutdalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank yang lain.
      4. Faktur, yaitu surat bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit.
      5. Nota kontan, yaitu bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai.
    2. Perlengkapan yang dibutuhkan dalam mengelola kas keci:
      1. Formulir bukti kas masuk
      2. Formulir bukti kas keluar
      3. Formulir permohonan pengisian kas kecil.
      4. Berbagai macam bukti transaksi
      5. Peti uang
      6. Ordner
      7. Buku kas
      8. Alat tulis
      9. Komputer
      10. Printer
      11. Perforator
      12. Stapler
      13. Tab/guide
    3. Tujuan dibentuknya kas kecil:
      1. Untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya kecil.
      2. Untuk membayar pengeluaran yang sifatnya mendadak.
      3. Untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis apabila dibayar dengan cek.
      4. Untuk membantu kelancaran kegiatan pimpinan.
      5. Untuk membantu administrasi kantor atau sekretaris dalam melaksanakan tugasnya, yaitu memberikan pelayanan kepada kolega dan pelanggan.
    4. Prosedur penanganan kas kecil:
      1. Administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan pengisian dana kas kecil kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan.
      2. Jika permohonan disetujui, administrasi kantor atau sekretaris  menerima dana pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek.
      3. Administrasi kantor atau sekretaris mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam bukti kas masuk , ditanda tangani oleh administrasi kantor atau sekretaris  dan kasir atau bendahara serta diketahui atau disetujui  oleh pimpinan dari administrasi kantor atau sekretaris tersebut, serta dilampiri dengan fotokopi cek (bila menggunakan cek).
      4. Catat pemasukan kas ke dalam buku kas.
      5. Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti uang khusus yang berukuran kecil (kotak kas kecil atau cash box), kemudian disimpan dalam lemari yang terkunci.
      6. Bukti kas masuk disimpan dalam orner
      7. Administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan atasan atau pimpinan.
      8. Setiap terjadi peneluaran, administrasi kantor atau sekretaris  harus mencatat pengeluaran tersebut ke dalam bukti kas keluar dengan bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur dan kuitansi . berilah nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal.
      9. Minta tanda tangan pimpinan pada bukti kas keluar.
      10. Catat dan masukkan data bukti kas keluar ke dalam buku kas sesuai dengan sistem yang digunakan.
      11. Simpan semua dokumen pengeluaran pada orner.
      12. Buat laporan pertanggungjawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan bukti-bukti transaksinya.
    5. Bagan prosedur penanganan dana kas kecil






















  1. Contoh kuitansi




(sumber : http://lughot.blogspot.com/2011/06/contoh-kwitansi.html)

  1. Contoh bilyet giro
  1. Formulir pengajuan kas kecil adalah formulir yang digunakan untuk mengajukan pengisian dana kas kecil.
  2. Bukti kas masuk adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah menerima sejumlah uang untuk keperluan kas kecil, biasanya untuk pengisian kas kecil.

Bukti kas keluar adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa sudah mengeluarkan sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran.
  1.  
    1. Prosedur terjadinya pembentukan dana kas kecil :
      1. Pihak yang berwenang,  yaitu pimpinan perusahaan atau manajer keuangan mengeluarkan surat keputusan (SK) untuk memberi otorisasi bahwa ada sejumlah dana yang akan disisihkan ke dalam kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut. Dengan adanya surat keputusan (SK) tersebut, bagian keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak tiga lembar. Lembar ke-1 dan ke-3 diserahkan ke bendahara atau kasir, lembar ke-2 diarsipkan.
      2. Dengan adanya surat keputusan (SK) dan bukti surat keluar tersebut, bendahara atau kasir mengisi cek dan harus ditandatangani pihak yang berwenang sebagai otorisasi, yaitu pimpinan atau manajer. Cek beserta bukti kas keluar lembar ke-3  dan surat keputusan (SK) pembentukan kas kecil kemudian diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
      3. Pemegang kas kecil mencairkan cek ke bank dan menyimpan uang tersebut dalam peti uang (cash box), dan mengarsipkan dokumen berurutan menurut nomor.
    2. Sistem pembukuan kas kecil:
      1. Imprest fund system (sistem dana tetap) adalah metode menentukan jumlah dana kas kecil yang selalu sama pada setiap pembukaan buku kas baru.
      2. Fluctuation fund system (sistem dana tidak tetap)disebut juga sistem tanggal tetap adalah metode jumlah kas kecil  yang selalu berubah-ubah. Hal ini karena pada saat pengisian kas kecil pada periode waktu tertentu selalu dalam jumlah yang sama, sedangkan pengeluaran setiap periode tidak sama.
    3.  Pembayaran yang dilakukan menggunakan dana kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran yang relative kecil dan mendadak sesuai dengan kebutuhan jabatan pimpinan.
    4. Voucher kas kecil adalah lembar formulir yang digunakan dalam pengelolaan dana kas kecil, yang fungsinya untuk mencatat transaksi seperti kuitansi, faktur, atau nota.
    5. Cash opname adalah penghitungan/ pemeriksaan jumlah fisik dana kas kecil yang dilakukan secara berkala.

    1. 4 alat yang digunakan dalam kegiatan pendokumentasian kas kecil, yaitu ordner, guide, perforator, dan stepler.
    2. Contoh bukti kas masuk

Contoh bukti kas keluar

  1. Pendokumentasian secara kronologis, yaitu mendokumentasikan bukti-bukti transaksi ke dalam ordner secara urutan tanggal.
  2. Cara penyimpanan bukti-bukti transaksi pada ordner, yaitu dengan posisi transaksi yang lama di bawah dan transaksi terbaru di atas atau transaksi tanggal 1 di bawah dan transaksi tanggal 30/31 di atas pada setiap bulannya.
  3. Langkah-langkah pendokumentasian kas kecil:
    1. Cek semua bukti transaksi.
    2. Kelompokkan bukti-bukti transaksi ke dalam kelompok bukti transaksi penerimaan dan
kelompok bukti transaksi pengeluaran.
  1. Catatlah setiap bukti-bukti transaksi penerimaan dana kas kecil ke dalam Bukti Kas Masuk.
Selanjutnya satukan bukti kas masuk dengan bukti transaksi penerimaan menggunakan stepler, posisi bukti kas masuk di depan dan bukti transaksi penerimaan di belakangnya.
  1. Catatlah setiap bukti-bukti transaksi pengeluaran kas kecil ke dalam Bukti Kas Keluar.
Selanjutnya satukan bukti kas keluar dengan bukti transaksi pengeluaran dengan posisi bukti kas keluar di depan dan bukti transaksi pengeluaran di belakangnya. Untuk bukti transaksi yang berukuran kecil seperti tiket tol dapat ditempel dahulu dikertas HVS yang dibagi dua, kemudian di satukan dengan bukti kas keluar menggunakan stepler.
  1. Siapkan ordner untuk mendokumentasikan bukti-bukti transaksi, berikut dengan 2 (dua) buah guide, yaitu guide DEBET dan guide KREDIT.


    1. Selesisih kas lebih dan selisih kas kurang
      1.  Selisih kas lebih  adalah saldo buku kas lebih kecil dari pada jumlah uang tunai sebenarnya.
      2. Contoh: administrasi kantor atau sekretaris membeli makanan ringan di Toko Delia sebesar Rp100.100,00. Administrasi kantor atau sekretaris menyerahkan uang sebesar Rp100.000,00 tetapi transaksi pembeliannya kelebihan Rp100,00. Transaksi ini dapat mengakibatkan terjadinya perbedaan saldo kas, karena uang yang telah dikeluarkan sebesar Rp100.000,00, tetapi bukti tertulis Rp100.100,00 sehingga ada selisih kas lebih  sebesar Rp100,00.

  1. Selisih kas kurang adalah saldo buku kas yang lebih besar dari pada jumlah uang tunai yang sebenarnya. Contoh: administrasi kantor atau sekretaris membeli ATK di toko buku Arjuna sebesar Rp99.850,00. Administrasi kantor atau sekretaris menyerahkan uang sebesar Rp100.000,00 tetapi tidak dikembalikan dalam bentuk uang, melainkan diganti dengan satu permen. Transaksi ini dapat mengakibatkan terjadinya perbedaan saldo kas, karena uang yang telah dikeluarkan sebesar Rp100.000,00, tetapi bukti tertulis Rp99.850,00 sehingga ada selisih kurang sebesar Rp150,00.
  2. Form voucher:
  1. Seorang administrasi kantor atau sekretaris harus teliti, karena menyangkut sejumlah uang, harus disiplin dalam melaksanakan prosedur dana kas kecil dengan baikagar hasilnya juga baik dan dapat dipertanggungjawabkan, juga harus rapi, baik dalam pencatatan maupun dalam menyusun laporan dan bukti-bukti transaksinya, serta harus jujur karena mengelola keuangan mempunyai risiko yang sangat tinggi.

  1. Keuntungan mengelola kas kecil menggunakan sistem imprest:
  2. Pengeluaran uang dapat diketahui secara rinci berdasarkan pos-pos pengeluaran pada setiap pembukuan.
  3. Menghemat waktu dalam pembukuan.
    1. Keuntungan mengelola kas kecil menggunakan sistem fluktuatif:
      1. Saldo kas kecil dapat diketahui setiap hari.
      2. Administrasi kantor atau sekretaris dapat meminta dana kembali, apabila dana yang tersedia kurang.


      Sumber : Penerbit Erlangga
Diposting oleh di

9 komentar:

Langganan: Posting Komentar (Atom)