Menangani Surat Dokumen

Surat masuk diterima, setelah itu surat di sortir menjadi dua kategori (surat dinas dan surat pribadi), kemudian dicatat kedalam buku agenda surat masuk, lalu dipengarah surat ditentukan siapa yang akan menanganinya, setelah itu surat disampaikan pada pejabat/karyawan dengan mencatatnya ke dalam buku ekspedisi intern dan akhirnya surat disimpan dengan menggunakan sistem tertentu yang digunakan di perusahaan.

1. surat diterima→surat di catat→surat diarahkan→surat disampaikan ke unit pengolah→surat disimpan.

 

1.  Buku Agenda PT Bahana Alam Raya

No
Tanggal terima/kirim
Tanggal dan No. Surat
M/K
Dari/Kepada
Perihal
Lampiran
Keterangan
1
11 Februari 2009
14 Februari 2009
M
Ir. Agung Laksamana
Lamaran Pekerjaan
1 berkas

2
12 Februari 2009
14 Februari 2009
143/A.12.180
M
Direktorat Jendral Pajak
Batas akhir penyetoran pajak


3
13 Februari 2009
14 Februari 2009
145/Ad.1234
M
Kebun Raya Bogor
Persetujuan penggunaan Kebun Raya Bogor untuk lokasi syuting

1.  Kartu Kendali PT Bahana Alam Raya

Indeks : Pajak, Direktorat Jendral
Tgl.           : 14 Februari 2009
No. Urut   : 1            M/K : M
Kode  : Pa
Isi ringkas    : Batas akhir penyetoran pajak

Lampiran  : 1 lembar
Tgl Surat : 12 Februari 2009
No. Surat  : 143/A.12.180
Dari           : Direktorat Jendral Pajak
Kepada      : PT Bahana Alam Raya, Jl. Arief  Rahman Hakim No. 20
Pengolah   : Bagian Keuangan
Paraf  :
Catatan      : -

1. Pengurusan surat dengan menggunakan buku agenda termasuk pengurusan surat model lama, yang digunakan oleh perusahaan dengan asas desentralisasi yang penyimpanan arsipnya dilakukan pada bagian-bagian di perusahaan, sedangkan pengurusan surat dengan kartu kendali adalah pengurusan surat dengan sistem baru/modern, yang di pergunakan oleh perusahaan dengan asas sentralisasi dimana penyimpanan arsip dilakukan terpusat pada unit kearsipan.

d. Esai

1. pembuatan konsep → persetujuan konsep → pencatatan surat → pengetikan konsep surat → pemeriksaan pengetikan → penandatanganan surat → pemberian cap dinas → melipat surat → penyampulan surat → pengiriman surat → penyimpanan surat.

1. unit pengolah → pencatat surat → pengarah surat → penata arsip → ekspeditor/kurir. 

1.  Buku Agenda PT Bahana Alam Raya

No
Tanggal terima/kirim
Tanggal dan No. Surat
M/K
Dari/Kepada
Perihal
Lampiran
Keterangan
1
10 Januari 2009
10 Januari 2009
K
PT Sejahtera, Jakarta
Konfirmasi Pesanan


2
10 Januari 2009
10 Januari 2009
K
Kantor pajak, Kalibata
Pembaruan data NPWP
1 lembar

3
10 Januari 2009
10 Januari 2009
K
Bank BCA, Depok
Pemesanan Layanan Bank

1. Kartu Kendali PT Bahana Alam Raya

Indeks : Pajak, Direktorat Jendral
Tgl.           : 10 Januari 2009
No. Urut   : 1            M/K : K
Kode  : Pa
Isi ringkas    : Pembaruan data NPWP


Lampiran  : 1 lembar
Tgl Surat : 10 Januari 2009
No. Surat  : 123/BA/I/09
Dari           : PT Bahana Alam Raya, Jl. Arief  Rahman Hakim No. 20
Kepada      : Kantor Pajak Kalibata
Pengolah   : Bagian Keuangan
Paraf  :
Catatan      : -

1. Alasan pembuatan surat
2. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.
3. Surat keluar merupakan kebutuhan. Misalnya, kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat.
4. Surat keluar memberikan informasi. Misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.

1. Ketika surat penting diterima dalam jumlah yang banyak pada hari yang sama, maka surat disusun sedemikian rupa sehingga nama dan alamat yang tercantum mudah dibaca dan diteliti dengan cepat. Selanjutnya surat dipisah-pisahkan menurut jenisnya, agar bila terdapat surat penting dapat segera diketahui oleh pimpinan.

1. Surat yang dikategorikan penting memiiliki ciri-ciri sebagai berikut:
2. memerlukan penanganan segera;
3. jika terlambat diproses akan merugikan organisasi;
4. jika hilang, sulit dicari gantinya;
5. terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat lain;
6. memerlukan tindak lanjut.

1. Yang harus diteliti pada saat membuka surat adalah ada tidaknya lampiran yang menyertai surat tersebut.

1. Mencatat ke dalam buku agenda surat masuk → menyeleksi (menyortir surat) → sampaikan pada pihak yang dituju.
2. Pengurusan surat bila pimpinan berada di luar kantor
   1. Persiapkanlah segala sesuatu yang berhubungan dengan surat. Jika suatu waktu tertentu pimpinan Anda menelepon  ke kantor untuk menanyakan keadaan kantor, Anda dapat dengan segeramemberikan keterangan yang diperlukan pimpinan.
   2. Bila pimpinan anda tidak menelpon, teleponlah atau kirimkanlah surat melalui jasa pengiriman surat. Hal ini berlaku bila ada sesuatu hal yang sangat penting dan mendesak.
   3. Jika sedang melaksanakan tugas di luar kantor, kirimkanlah kepadanya salinan surat yang memerlukan perhatian.
   4. Hal yang harus diperhatikan oleh petugas ketika membaca surat, yaitu:
      1. Ada/tidaknya hubungan surat yang dibaca dengan surat sebelumnya yang tersimpan dalam arsip, dan komentar pimpinan mengenai surat tersebut.
      2. Perlu/ tidaknya penyampaian surat yang dibaca kepada orang lain atau bagian lain di kantor. Kalau memang perlu, sampaikanlah segera surat itu kepada pihak yang bersangkutan.
      3. Ada/tidaknya lampiran pada surat yang dibaca. Jika lampirannya hilang, masukkanlah surat itu di dalam golongan surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris dan harus diberitahukan kepada pengirim surat yang bersangkutan bahwa lampiran tidak ada.
      4. Ada/tidaknya tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat. Jika ada, buatlah catatan khusus untuk barang yang dikirim.
      5. Jika isi surat menyebutkan adanya pertemuan dan batas waktu balasan surat, laporan-laporan juga hal  yang lain yang perlu dicatat oleh sekretaris.
      6. Agar pimpinan dapat lebih mudah mengetahui mana surat penting atau tidak maka surat dimasukkan ke dalam map, untuk surat yang penting diletakkan di atas sedangkan yang kurang penting di bawah.
      7. Yang harus diperhatikan dalam mempergunakan jasa pengiriman adalah jenis surat, informasi yang tercantum dalam surat, tujuan atau alamat surat, dan volume/banyak surat.
      8. Bila lampiran surat hilang, maka sekretaris harus segera memberitahu pengirim surat bahwa lampirannya tidak ada, dan minta segera dikirimkan kembali.
      9. Cara mengeluarkan surat dari amplop agar tidak sobek adalah sebelum dibuka surat di ketok- ketok di atas meja, kemudian setelah surat berada pada posisi di bawah, buka surat dengan alat pembuka surat (mesin pembuka surat, gunting, cutter atau pisau pembuka surat).

1. langkah-langkah membuka e-mail
   1. ketik situs website penyedia layanan e-mail di URL, Contoh: http://www.yahoo.com.
   2. setelah terbuka situs yahoo, klik mail.
   3. kemudian ketik yahoo id dan password.

1. langkah-langkah mengirim e-mail

a.  buka e-mail

1. klik new
2. klik email message
3. klik compose
4. ketik alamat e-mail tujuan
5. tuliskan perihal surat di kolom subject
6. tuliskan isi suratnya di kolom yang telah tersedia
7. h.    klik send
8. langkah-langkah mengirim e-mail di sertai lampiran
   1. buka e-mail
   2. b.    klik new
   3. klik e-mail message
   4. klik compose
   5. ketik alamat e-mail tujuan
   6. tuliskan perihal surat di kolom subject
   7. klik attach
   8. browse file yang akan dilampirkan
   9. lampirkan, lalu tunggu prosesnya beberapa saat
   10. tuliskan isi suratnya di kolom yang telah tersedia
   11. klik send

1. langkah-langkah melihat e-mail yang diterima
   1. buka e-mail
   2. pilih tab check mail
   3. kemudian klik email yang akan Anda baca

1. langkah-langkah mengirim ke lebih dari satu alamat e-mail
   1. a.    buka e-mail
   2. klik new
   3. klik email message
   4. klik compose
   5. ketik alamat e-mail tujuan
   6. pilih tab CC, kemudian isi alamat email alternatif
   7. tuliskan perihal surat di kolom subject
   8. tuliskan isi suratnya di kolom yang telah tersedia
   9. klik send

1. Baki Surat (Tray), merupakan alat yang berguna sebagai tempat dari berkas yang ada.  Baki surat ini dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya, seperti baki surat keluar, baki surat masuk dan baki surat tunda.  Baki surat diletakkan di meja sekretaris dan meja pimpinan yang mudah dijangkau.
2. Buku Agenda Surat masuk dan Keluar (Jika menggunakan sistem buku agenda), merupakan peralatan untuk mencatat data surat yang masuk atau keluar,
3. Kartu Kendali, Lembar Pengantar Surat Masuk, Lembar Pengantar Surat Rahasia (Jika menggunakan sistem kartu kendali), merupakan peralatan untuk mencatat data surat yang masuk maupun keluar
4. Secretaries Desk File, merupakan kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.
5. Alat Tulis, seperti pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan. Stapler, penjepit kertas,
6. Kertas dan Amplop, kertas dengan kop surat atau kertas polos, amplop berbagai ukuran.
7. Alat Pembuka surat, baik yang manual berupa pisau atau gunting, atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat.
8. Stempel, stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.
9. Formulir Tanda Terima/Buku Ekspedisi, yang digunakan pada pola desentralisasi atau buku ekspedisi yang digunakan pada pola sentralisasi.
10. Lembar Disposisi, digunakan pada pola sentralisasi, pada desentralisasi disposisi langsung pada suratnya.

1. Perlengkapan yang diperlukan dalam penanganan surat:

1. Prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda

a. Penerimaan surat,  dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam, recepsionist.  Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionist juga, mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip.
b. Penyortiran surat, setelah surat diterima dari recepsionist, selanjutnya surat dipisahkan  berdasarkan alamat yang dituju.  Jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.
c. Pencatatan surat, pencatatan dilakukan dengan menggunakan Buku Agenda.  Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan Lembar Disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.
d. Pengarahan surat, pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat.  Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.
e. Penyampaian surat, jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah di tulis di lembar disposisi.  Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari 1, sebaiknya surat tersebut difotokopi/diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan copy suratnya.  Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.
f. Penyimpanan surat, jika surat sudah selesai di proses, maka surat asli harus diserahkan kepada Tata Usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu. (Sistem Abjad, sistem subjek, sistem masalah, sistem tanggal dan sistem nomor.
3.  Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.
Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut:

1. Sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar.
2. Sebagai alat pelacak surat.
3. Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses.
4. Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi.

Keuntungan menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut.

1. Lebih efisien.
2. Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa dan rahasia) karena lembarannya berbeda.
3. Menghilangkan pencatatan yang berulang.
4. Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses.
5. Memudahkan penyusunan arsip.
6. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.
7. Prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda:
   1. Pembuatan konsep, konsep surat sering disebut sebagai draft.  Untuk membuat surat harus di buat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Pembuatan konsep dapat dilakukan secara sentralisasi (di unit tertentu) atau desentralisasi (dibuat oleh masing-masing unit). Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh atasan atau pimpinan atau oleh orang yang ditunjuk (Konseptor).

1. Persetujuan konsep, jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan, dengan tujuan memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan maka peimpinan akan memberi tanda acc pada konsep tersebut.

1. Pencatatan surat, konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat kedalam Buku Agenda Surat Keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut.

1. Pengetikan konsep surat, konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan digunakan.

1. Pemeriksaan pengetikan, juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun. Dan memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

1. Penandatanganan surat, setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.

1. Pemberian cap dinas, surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tandatangan tersebut.

1. Melipat surat, surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat, sedangkan tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filing kabinet.  Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu di lipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.

1. Penyampulan surat, surat yang telah dilipat rapi selanjutya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan. Direkatkan dengan lem secara rapi. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat, cantumkan nomor surat bila diperlukan, jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul di sebelah kiri  perangko ssecukupnya.

1. Pengiriman surat, jasa pengiriman surat merupakan suatu  hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat baik surat masuk/surat keluar. Oleh karena itu dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat. Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat, yaitu jenis surat, informasi yang tercantung dalam surat, tujuan/alamat surat, dan volume/ banyaknya surat.

1. Penyimpanan surat, surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atua lembar ke-2 disimpan sebagia arsip.  Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan, misalnya sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.

5. a. 10 tab menu yang tersedia pada e-mail:
1)        Tab Menu Delete, digunakan bila kita ingin menghapus email yang sudah lama, tidak diperlukan lagi atau email yang tidak jelas asal-usul pengirimnya. Hal ini dapat dilakukan dengan memberi tanda ceck list (√) pada kotak (□) yang ada.
2)        Tab Menu Reply, digunakan bila kita ingin membalas email yang masuk, baik secara perorangan (Reply to sender) maupun kelompok (Reply to all).
3)        Tab Menu Forward, digunakan bila kita ingin meneruskan kiriman email yang masuk kepada email orang lain.
4)        Tab Menu Spam, digunakan untuk memberitahukan kepada kita tentang email yang masuk dalam bentuk spam (atau email yang kemungkinan ditumpangi virus, Trojan atau worm). Ada baiknya email seperti ini dihapus saja.
5)        Tab Menu Move, digunakan jika kita ingin memindahkan email tertentu kedalam folder tertentu pula yang telah kita buat sebelumnya agar email yang ada dapat kita golongkan sesuai maksud dan tujuan dari email.
6)        Tab Menu Print, digunakan jika kita ingin mencetak isi dari suatu email yang kita sedang lihat (baca) untuk dicetak ke printer.
7)        Tab Menu More Actions, digunakan jika kita ingin melakukan perintah lain dari email kita dengan berbagai macam kondisi.
8)        Tab Menu View, digunakan untuk melihat secara lengkap email yang kita sedang lihat (baca).
9)         Send, digunakan untuk mengirim email yang telah selesai kita ketikan.
10)         Attach, digunakan untuk menyertakan data atau informasi dalam bentuk file word, excel, power point, program, image (gambar) ataupun zip file dengan kapasitas memori yang telah ditentukan.

b. Sebelum mengirimkan email, anda perlu mengisi To, CC, BCC, dan subject:

1)        To, digunakan untuk mengetikan alamat email yang dituju.
2)        CC (Copy Carbon), digunakan untuk mengetikan alamat email alternatif
3)        BCC (Blank Copy Cabon), sama seperti CC namun tidak ditampilkan di email yang akan kita kirimkan.
4)        Subject, digunakan untuk membuat judul yang berisi maksud isi email secara global agar si penerima email memahami dan mengerti email yang diterimanya.


Sumber : Penerbit Erlangga