MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI

Surat merupakan media komunikasi yang paling efektif dan ekonomis karena selain biayanya sangat murah juga informasi yang sampai ke komunikan sesuai dengan sumbernya.

1. Surat sebagai duta organisasi maksudnya adalah surat dapat mencerminkan kondisi intern dari suatu organisasi/perusahaan.

1. Penggunaan amplop pada surat sangat rahasia yaitu sebanyak tiga amplop surat, caranya: surat dimasukkan ke dalam amplop pertama diberi tanda SRHS/SR kemudian dilak, lalu dimasukkan ke dalam amplop yang kedua dan diberi tanda SRHS/SR lalu dilak, kemudian dimasukkan ke dalam amplop yang ketiga tanpa diberi tanda SRHS/SR dan diberi lak;

Sedangkan penggunaan amplop pada surat rahasia yaitu sebanyak dua amplop surat, caranya: surat dimasukkan dalam amplop pertama diberi tanda RHS/R kemudian dilak, lalu dimasukkan ke dalam amplop yang kedua tanpa diberi tanda RHS/R dan diberi lak.

1. Lima contoh kalimat dalam alinea pembuka

1. Kami beritahukan bahwa ………
2. Bersama ini kami kirimkan ………
3. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… nomor ……. tentang…...
4. Berkenaan dengan surat Saudara tanggal …… nomor ……. tentang…...
5. Berdasarkan iklan Saudara dalam harian....terbitan tanggal....

1. Lima contoh kalimat dalam alinea penutup

1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2. Sambil menunggu pesanan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
3. Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
4. Harapan kami, semoga kerja sama yang telah kita bina dapat terus ditingkatkan.
5. Demikian laporan ini kami sampaikan, semoga mendapat perhatian Saudara.

1. Bahasa surat adalah pesan yang dikomunikasikan secara tertulis.
2. Cara penulisan surat agar pembaca dapat memberikan respon yang positif terhadap isi surat yaitu penulis harus menggunakan susunan kalimat dengan pilihan kata dan ejaan serta tanda baca (fungtuasi) yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar. Nada surat harus simpatik, sopan, menarik, luwes tapi lugas dan penulis harus menghindari pemakaian kata yang kurang tepat, yang bermakna ganda atau yang dapat menyinggung perasaan orang lain.
3. Bahasa surat dinas harus resmi karena digunakan oleh instansi pemerintah mulai dari tingkat  yang paling rendah sampai ke tingkat yang paling tinggi untuk kepentingan administrasi pemerintah, sedangkan bahasa surat niaga bersifat komplementer yaitu bersifat saling melengkapi sehingga penggunaan bahasanya lebih luwes jika dibandingkan dengan bahasa surat dinas, karena surat dinas lebih merujuk kepada surat sebelumnya seperti surat tugas, surat keputusan, dan sebagainya.
4. Surat-surat yang termasuk surat dinas atau surat resmi antara lain:

1. Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota lingkungan agar mereka mengetahui tentang apa yang perlu diketahui.
2. Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat lain dan pada waktu tertentu.
3. Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang kepadaseseorang atau pejabat yang dapat dipercaya untuk bertindak mewakili orang yang memberi kuasa karena orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri.
4. Surat keterangan adalah surat yang isinya menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal.
5. Surat memo atau nota dinas merupakan surat khusus yang dipergunakan secara intern dalam suatu unit organisasi, yang dilaksanakan oleh pejabat kantor.
6. Surat edaran adalah surat yang dibuat untuk memberitahukan sesuatu, yang ditujukan kepada beberapa orang/kantor atau kepada banyak pihak.
7. Surat pengantar adalah surat untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.
8. Surat perintah adalah surat surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi/pihak yang lebih tinggi yang ditujukan kepada instansi/pihak yang lebih rendah (bawahan) agar bawahan itu berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu sebagaimana dijelaskan dalam surat perintah.
9. Surat instruksi adalah surat yang berisi perintah dan petunjuk-petunjuk yang bersumber pada peraturan dan kebijaksanaan pimpinan.
10. Surat tugas adalah surat yang datang dari pihak lebih tinggi/pejabat untuk menugaskan kepada bawahan agar melakukan pekerjaan tertentu.
11. surat perkenalan adalah surat yang isinya memperkenalkan hasil produksi suatu perusahaan dengan keterangan yang lengkap dari penjual yang ditujukan kepada calon pembeli,
12. surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang dikirimkan kepada penjual yang isinya tentang permintaan informasi mengenai harga, syarat jual beli, dan catalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan,
13. surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang jasa,
14. surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang/jasa terentu dari pembeli kepada penjual.
15. Surat konfirmasi pesanan adalah surat yang dibuat oleh penjual untuk memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut.
16. Surat penolakan pesanan adalah surat yang dibuat oleh penjual karena penjual tidak dapat memenuhi pemesanan barang/jasa tersebut.
17. Surat pengiriman pesanan adalah surat yang dikirim oleh penjual yang isinya memberitahukan kepada pembeli bahwa surat pesanan sudah diterima.
18. Surat pengaduan/penuntutan adalah surat pemberitahuan untuk penjual yang dibuat oleh pembeli mengenai ketidaksesuaian barang yang diterimanya dengan barang yang dipesan dan disertai juga dengan tuntutan dan penyelesaiannya.
19. Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli, untuk memberitahukan kepada penjual bahwa barang kiriman sudah diterima dan pembayaran sudah dilakukan.
20. Surat penagihan adalah surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli berisi peringatan agar pembeli membayar utangnya yang sudah lewat dari tanggal jatuh tempo atau tidak sesuai dengan perjanjian.
21. Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan.
22. Menghilangkan basa basi.
23. Menambahkan unsur penjelas yang hilang.
24. Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga.
25. Menempatkan tanda baca secara tepat.

1. Surat-surat yang termasuk surat niaga antara lain:

1. Yang harus dilakukan oleh penulis agar bahasa suratnya menjadi lugas, antara lain:

1. a.   Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut

            kepentingan pribadi.
           b.    Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang ditujukan
kepada perusahaan berisi tentang permohonan untuk memperoleh pekerjaan sesuai dengan jabatan yang ditawarkan serta kemampuan yang dimiliki oleh pelamar.

1. Perbedaan surat pribadi dengan surat resmi, antara lain:

1. Penulisan surat pribadi menggunakan kata “saya” karena penulisan tidak mewakili organisasi,
2. Tidak memakai kepala surat, nomor surat, jabatan, atau simbol-simbol organisasi,
3. Isi surat biasanya cukup panjang dan berisi masalah pribadi,
4. Bentuk surat tidak ada aturan khusus (bebas).
5. Gunakan kertas ukuran standar, yaitu A4 dan kuarto ( letter).
6. Gunakan kertas HVS warna putih atau kertas double folio. Hindari menggunakan kertas berwarna.
7. Gunakan tinta hitam, karena warna hitam merupakan warna standar yang digunakan dalam kegiatan administrasi.
8. Tulis surat lamaran dalam satu halaman saja dan buatlah dengan jelas, singkat, dan padat.
9. Tunjukkan rasa percaya diri.
10. Gunakan kaidah berbahasa yang baik dan benar.
11. Hindari mengirimkan surat lamaran pekerjaan hasil fotokopi.
12. Sebelum surat lamaran dikirimkan, periksa kembali untuk memastikan apakah surat lamaran sudah benar-benar ditulis dengan menggunakan ejaan, kata-kata, atau istilah yang tepat atau belum.
13. Gunakan kertas putih polos yang baik dan berukuran A4 atau kuarto(letter).
14. Gunakan format standar surat resmi, huruf dengan ukuran dan jenis standar, misalnya Times New Roman serta berwarna hitam.
15. Cantumkan identitas pribadi yang bersifat umum, jangan terlalu pribadi.
16. Cantumkan status perkawinan(menikah, belum menikah, atau bercerai).
17. Cantumkan latar belakang pendidikan baik formal maupun informal, mulai dari tingkatan yang paling tinggi atau sebaliknya, termasuk tahun kelulusan dan nama instansi.
18. Lampirkan pas foto terbaru.. Sebaiknya gunakan pas foto berwarna terbaru dan berpakaian formal. Ukuran foto yang digunakan umumnya 3 x 4 atau 4 x 6.
19. Jika ada, cantumkan pengalaman kerja. Berikan deskripsi singkat tentang pekerjaan Anda pada perusahaansebelumnya sebanyak-banyaknya tiga perusahaan terakhir berikut pangkat, jabatan, jenis pekerjaan, dan periode kerja.
20. Jika ada, cantumkan referensi, yaitu orang yang bisa dihubungi oleh pihak penyeleksi untuk menanyakan hal-hal penting seputar diri Anda (biasanya nama atasan di mana Anda bekerja sebelumnya).
21. Cantumkan penglaman lain yang menunjang dan berhubungan dengan spesialisasi Anda. Jika Anda adalah seorang teknisi bidang kimia, maka pengalaman sebagai juara l lomba menyanyi tidak perlu dicantumkan.

1. Tata cara dalam membuat surat lamaran kerja adalah sebagai berikut.

1. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat Curriculum Vitae (CV) antara lain sebagai berikut.

1. a.   Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/informasi yang

            disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik atas nama pribadi
            maupun atas nama organisasi atau kantor.
      b.   Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk
            rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan
            supaya lebih meyakinkan.

1. Dokumentasi adalah suatu kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun,  menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.

1. Jenis-jenis surat dinas yaitu surat pemberitahuan, surat undangan, surat kuasa, surat keterangan, surat memo atau nota dinas, surat edaran, surat pengantar, surat perintah, surat instruksi dan surat tugas.

1. cara melipat surat:

1. accordion fold: kertas dilipat menjadi tiga bagian secara  horizontal sama besar, lalu sisi sebelah atas dilipat searah jarum jam, dan sisi sebelah bawah berlawanan arah jarum jam.
2. low accordion fold: kertas dilipat menjadi tiga bagian secara horizontal, sisi yang satu lebih pendek ukurannya dari dua sisi yang lain, lalu sisi sebelah bawah dilipat berlawanan arah jarum jam dan sisi sebelah atas dilipat searah jarum jam.
3. standard fold: kertas dilipat menjadi tiga bagian secara horizontal sama besar, lalu kedua sisi dilipat ke arah dalam.
4. low standard fold: kertas dilipat menjadi tiga bagian secara horizontal, sisi yang satu lebih pendek ukurannya dari dua sisi yang lain, lalu sisi yang lebih besar dilipat ke arah dalam surat disusul oleh sisi yang lebih pendek.
5. single fold: kertas dilipat menjadi dua bagian sama besar, lalu dilipat ke arah dalam.

1. 7 (tujuh) macam bentuk-bentuk surat, yaitu Full Block Style, Block Style, Semi Block Style, Indented Style, Hanging Paragraph Style, Official Style, gaya Depdiknas

Gambar surat bentuk lurus penuh (Full Block Style)

1. 5 (lima) macam surat niaga, antara lain sebagai berikut.

1. surat perkenalan adalah surat yang isinya memperkenalkan hasil produksi suatu perusahaan dengan keterangan yang lengkap dari penjual yang ditujukan kepada calon pembeli,
2. surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang dikirimkan kepada penjual yang isinya tentang permintaan informasi mengenai harga, syarat jual beli, dan catalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan,
3. surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang jasa,
4. surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang/jasa terentu dari pembeli kepada penjual.
5. Surat konfirmasi pesanan adalah surat yang dibuat oleh penjual untuk memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut.

1. a.  keterangan adalah uraian untuk menerangkan sesuatu.

b.  tugas adalah perintah untuk melakukan sesuatu
c.  rekomendasi adalah hal minta perhatian bahwa orang yang disebut dapat
    dipercaya.

1. keputusan adalah segala putusan yang telah ditetapkan.

1. Hal-hal yang harus disampaikan dalam membuat surat penawaran barang adalah sebagai berikut.

1. Menggunakan gaya bahasa yang menarik, agar menimbulkan minat calon pembeli.
2. Memerinci barang yang ditawarkan dengan keterangan yang lengkap dan dilampiri gambar-gambar.
3. Merekomendasikan bahwa barang tersebut bermutu tinggi.
4. Menjamin ketentuan harga, cara pengiriman, dan penyerahan barang.
5. Memberikan potongan harga yang menarik dan syarat pembayaran yang mudah dan ringan.
6. Mencantumkan sifat penawaran.

1. Macam-macam surat yang termasuk dalam surat niaga adalah sebagai berikut.

1. Surat perkenalan adalah surat yang isinya memperkenalkan hasil produksi suatu perusahaan dengan keterangan yang lengkap dari penjual yang ditujukan kepada calon pembeli.
2. Surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang dikirimkan kepada penjual yang isinya tentang permintaan informasi mengenai harga, syarat jual beli, dan katalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan.
3. Surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang jasa.
4. Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang/jasa terentu dari pembeli kepada penjual.
5. Surat konfirmasi pesanan adalah surat yang dibuat oleh penjual untuk memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut.
6. Surat penolakan pesanan adalah surat yang dibuat oleh penjual karena penjual tidak dapat memenuhi pemesanan barang/jasa tersebut.
7. Surat pengiriman pesanan adalah surat yang dikirim oleh penjual yang isinya memberitahukan kepada pembeli bahwa surat pesanan sudah diterima.
8. Surat pengaduan/penuntutan adalah surat pemberitahuan untuk penjual yang dibuat oleh pembeli mengenai ketidaksesuaian barang yang diterimanya dengan barang yang dipesan dan disertai juga dengan tuntutan dan penyelesaiannya.
9. Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli, untuk memberitahukan kepada penjual bahwa barang kiriman sudah diterima dan pembayaran sudah dilakukan.
10. Surat penagihan adalah surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli berisi peringatan agar pembeli membayar utangnya yang sudah lewat dari tanggal jatuh tempo atau tidak sesuai dengan perjanjian.

1. a.   mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata

            tangkap/caption yang akan disusun menurut abjad.
b.   caption adalah kata tangkap/tanda pengenal (ID) dari suatu warkat yang disimpan, sehingga kata tangkap dipilih berdasarkan system penyimpanan yang digunakan.

1. unit adalah bagian terkecil dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri.

1. Peraturan-peraturan mengindeks:

a)      Peraturan mengindeks nama orang

• Nama orang Indonesia

-          Nama tunggal diindeks seperti nama tersebut ditulis
Contoh:  Huria, diindeks Huria, kode: Hu
               Hasan, diindeks Hasan, kode: Ha
-          Nama ganda atau lengkap diindeks dari nama belakang
Contoh:  Abdul Hakim, diindeks Hakim, Abdul, kode : Ha
               Anita Wati, diindeks Wati, Anita, kode: An
-          Jika nama yang diindeks menggunakan gelar, maka yang diindeks sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga.
Contoh: Ir. Haryanto Muis, diindeks Muis, Haryanto, Ir., kode: Ha
              Nadya Hutagalung, diindeks Hutagalung, Nadya, kode: Hu
-          Nama yang menggunakan singkatan, baik di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu nama jelasnya.
Contoh: M. Bahrudin, diindeks Bahrudin, M., kode: Ba
              BJ. Habibie, diindeks Habibie, Burhanudin, Jusuf, kode: Ha
-          Nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran, diindeks lebih dulu nama diri, kemudian diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada.
Contoh: I Wayan Widiada, diindeks Widiada, I Wayan, kode: Wi
              I Ketut Rajasa, diindeks Rajasa, I Ketut, kode: Ra

• Nama orang asing

-          Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama aslinya.
Contoh: David Beckham, diindeks Beckham, David, kode: Da
              Bruce Lee, diindeks Lee, Bruce, kode: Le
-          Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung dianggap satu unit.
Contoh: Sylvia Loper-Tiana, diindeks Loper-Tiana, Sylvia, kode: Lo
              John Lee-Barry, diindeks Lee-Barry, John, kode: Le
-          Nama yang mewakili awalan nama keluarga dalam mengindeks tidak terpisah dari nama keluarga sebagai unit pertama, tetapi dalam memberi kode, awalan nama keluarga tersebut diabaikan.
Contoh: Leonardo da Vinci, diindeks da Vinci, Leonardo, kode: Vi
              Hasan bin Walid, diindeks bin Walid, Hasan, kode: Ha
-          Nama yang memakai senioritas dalam indeks diletakkan pada unit terakhir.
Contoh: King Edward, I, diindeks Edward, King, I, kode: Ed
              George Bush, Sr, diindeks Bush, George, Sr, kode: Bu
b)      Peraturan mengindeks nama perusahaan atau organisasi

• Untuk nama perusahaan, diindeks lebih dahulu kata yang penting, kemudian jenis badan hukum dan kegiatannya.

Contoh: PT Mekarsari, diindeks Mekarsari, PT, kode: Me
             CV Bahagia, diindeks Bahagia, CV, kode: Ba

• Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama tersebut, angka itu diindeks sebagai satu unit.

Contoh:  Club 77, diindeks Tujuh tujuh, Club, kode: Tu
               Toko 56, diindeks Lima enam, Toko, kode: Li

• Nama perusahaan yang memakai tanda penghubung tidak diperhatikan dalam mengindeks dan ditempatkan di antara dua tanda kurung.

Contoh: Andi & Motor Service, diindeks Andi (&), Motor Service, kode: An
              Bank of America, diindeks America, Bank(of), kode: Am

• Nama badan usaha yang bergerak di bidang pendidikan diletakkan pada unit terakhir.

Contoh:  IPB, diindeks Pertanian Bogor, Institut, kode: Pe
              SMK Walisongo, diindeks Walisongo, SMK, kode: Wa

• Nama instansi pemerintah yang diutamakan adalah nama pokok dari instansi tersebut.

Contoh: Departemen Luar Negeri, diindeks Luar Negeri, Departemen, kode:  
              Lu
              Lembaga Administrasi Negara, diindeks Administrasi Negara,
              Lembaga, kode: An

• Nama organisasi/perhimpunan diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu.

Contoh: HMI, diindeks Mahasiswa Indonesia, Himpunan, kode: Ma
              Partai Golkar, diindeks Golkar, Partai, kode: Go


Sumber : Penerbit Erlangga